Цветной выпадающий список в excel

Выпадающий список в Excel с подстановкой данных

Необходимо сделать раскрывающийся список со значениями из динамического диапазона. Если вносятся изменения в имеющийся диапазон (добавляются или удаляются данные), они автоматически отражаются в раскрывающемся списке.

Выделяем диапазон для выпадающего списка. В главном меню находим инструмент «Форматировать как таблицу».
Откроются стили. Выбираем любой. Для решения нашей задачи дизайн не имеет значения

Наличие заголовка (шапки) важно. В нашем примере это ячейка А1 со словом «Деревья»

То есть нужно выбрать стиль таблицы со строкой заголовка. Получаем следующий вид диапазона:
Ставим курсор в ячейку, где будет находиться выпадающий список. Открываем параметры инструмента «Проверка данных» (выше описан путь). В поле «Источник» прописываем такую функцию:

Протестируем. Вот наша таблица со списком на одном листе:

Добавим в таблицу новое значение «елка».

Теперь удалим значение «береза».

Осуществить задуманное нам помогла «умная таблица», которая легка «расширяется», меняется.

Теперь сделаем так, чтобы можно было вводить новые значения прямо в ячейку с этим списком. И данные автоматически добавлялись в диапазон.

  1. Сформируем именованный диапазон. Путь: «Формулы» — «Диспетчер имен» — «Создать». Вводим уникальное название диапазона – ОК.
  2. Создаем раскрывающийся список в любой ячейке. Как это сделать, уже известно. Источник – имя диапазона: =деревья.
  3. Снимаем галочки на вкладках «Сообщение для ввода», «Сообщение об ошибке». Если этого не сделать, Excel не позволит нам вводить новые значения.
  4. Вызываем редактор Visual Basic. Для этого щелкаем правой кнопкой мыши по названию листа и переходим по вкладке «Исходный текст». Либо одновременно нажимаем клавиши Alt + F11. Копируем код (только вставьте свои параметры).
  5. Сохраняем, установив тип файла «с поддержкой макросов».
  6. Переходим на лист со списком. Вкладка «Разработчик» — «Код» — «Макросы». Сочетание клавиш для быстрого вызова – Alt + F8. Выбираем нужное имя. Нажимаем «Выполнить».

Когда мы введем в пустую ячейку выпадающего списка новое наименование, появится сообщение: «Добавить введенное имя баобаб в выпадающий список?».

Нажмем «Да» и добавиться еще одна строка со значением «баобаб».

Связанные списки

Для того чтобы создать двухуровневые списки, нужно выполнить несколько простых операций:

  1. Создайте какую-нибудь похожую таблицу. Главное условие – нужно добавить для каждого пункта несколько дополнительных вариантов выбора.

  1. Затем выделите первую строку. Не целиком, а только возможные варианты. Вызовите контекстное меню при помощи правого клика. Выберите пункт «Присвоить имя…».

  1. Укажите желаемое имя и сохраните настройку. Вставка диапазона ячеек произойдет автоматически, поскольку вы предварительно выбрали нужные клетки.

  1. Повторяем те же самые действия и для остальных строчек. Выберите любую клетку, в которой будет расположен будущий список товаров. Откройте вкладку «Данные» и нажмите на инструмент «Проверка данных».

  1. В этом окне необходимо выбрать пункт «Список».

  1. Затем кликнуть на поле «Источник» и выбрать нужный диапазон ячеек.

  1. Для сохранения используйте кнопку «OK».

  1. Выберите вторую ячейку, в которой будет создан динамический список. Перейдите на вкладку «Данные» и повторите те же самые действия.

В графе «Тип данных» снова указываем «Список». В поле источник укажите следующую формулу.

=ДВССЫЛ(B11)

В качестве аргумента указываем ссылку на ту ячейку, в которой у нас подгружается ассортимент товаров. Более подробно о ней можно прочитать на сайте Microsoft.

  1. Обязательно сохраните все внесенные изменения.

После нажатия на «OK» вы увидите ошибку источника данных. Ничего страшного тут нет. Кликните на «Да».

Дело в том, что в данный момент в клетке «Товар» у нас ничего не выбрано. Как только там будет какое-нибудь слово, нужный список автоматически загрузится.

  1. Выберите что-нибудь из предлагаемых товаров.

  1. Только после этого вы увидите, что во второй ячейке появились варианты выбора для соответствующего пункта.

  1. Попробуйте указать что-то другое из вашего ассортимента. И вы увидите, что список сразу же изменится. Это очень удобно, поскольку ситуации, когда второе «меню» зависит от первого, бывают очень часто.

Создание списка с применением инструментов разработчика

Создать выпадающий список можно и другим образом – через инструменты разработчика с применением технологии ActiveX. Метод несколько сложнее описанного выше, но он предлагает более широкий набор инструментов по настройке списка: можно будет задать количество элементов, размер и внешний вид самого окна со списком, необходимость соответствия значения в ячейке с одним из значений списка и многое другое.

  1. В первую очередь, эти инструменты нужно найти и активировать, так как по умолчанию они выключены. Переходим в меню “Файл”.
  2. В перечне слева находим в самом низу пункт “Параметры” и щелкаем по нему.
  3. Переходим в раздел “Настроить ленту” и в области “Основные вкладки” ставим галочку напротив пункта “Разработчик”. Инструменты разработчика будут добавлены на ленту программы. Кликаем OK, чтобы сохранить настройки.
  4. Теперь в программе есть новая вкладка под названием “Разработчик”. Через нее мы и будем работать. Сначала создаем столбец с элементами, которые будут источниками значений для нашего выпадающего списка.
  5. Переключаемся во вкладу “Разработчик”. В подразделе “Элементы управления” нажимаем на кнопку “Вставить”. В открывшемся перечне в блоке функций “Элементы ActiveX” кликаем по значку “Поле со списком”.
  6. Далее нажимаем на нужную ячейку, после чего появится окно со списком. Настраиваем его размеры по границам ячейки. Если список выделен мышкой, на панели инструментов будет активен “Режим конструктора”. Нажимаем на кнопку “Свойства”, чтобы продолжить настройку списка.
  7. В открывшихся параметрах находим строку “ListFillRange”. В столбце рядом  через двоеточие пишем координаты диапазона ячеек, составляющих наш ранее созданный список. Закрываем окно с параметрами, щелкнув на крестик.
  8. Затем кликаем правой кнопкой мыши по окну списка, далее – по пункту “Объект ComboBox” и выбираем “Edit”.
  9. В результате мы получаем выпадающий список с заранее определенным перечнем.
  10. Чтобы вставить его в несколько ячеек, наводим курсор  на правый нижний угол ячейки со списком, и как только он поменяет вид на крестик, зажимаем левую кнопку мыши и тянем вниз до самой нижней строки, в которой нам нужен подобный список.

Выпадающий список через контекстное меню

Самым простой и понятный метод, при котором нужно предварительно создать список в другом месте документа. Можно разместить его рядом с таблицей, либо создать новый лист и составить перечень там, чтобы не “засорять” исходный документ лишними элементами и данными.

  1. Во вспомогательной таблице пишем перечень всех наименований – каждый с новой строки в отдельной ячейке. В итоге должен получиться один столбец с заполненными данными.
  2. Затем отмечаем все эти ячейки, нажимаем в любом месте отмеченного диапазона правой кнопкой мыши и в открывшемся списке кликаем по функции “Присвоить имя..”.
  3. На экране появится окно “Создание имени”. Называем список так, как хочется, но с  условием – первым символом должна быть буква, также не допускается использование определенных символов. Здесь же предусмотрена возможность добавления списку примечания в соответствующем текстовом поле. По готовности нажимаем OK.
  4. Переключаемся во вкладку “Данные” в основном окне программы. Отмечаем группу ячеек, для которых хотим задать выбор из нашего списка и нажимаем на значок “Проверка данных” в подразделе “Работа с данными”.
  5. На экране появится окно “Проверка вводимых значений”. Находясь во вкладке “Параметры” в типе данных останавливаемся на опции “Список”. В текстовом поле “Источник” пишем знак “равно” (“=”) и название только что созданного списка. В нашем случае – “=Наименование”. Нажимаем OK.
  6. Все готово. Справа от каждой ячейки выбранного диапазона появится небольшой значок со стрелкой вниз, нажав на которую можно открыть перечень наименований, который мы заранее составили. Щелкнув по нужному варианту из списка, он сразу же будет вставлен в ячейку. Кроме того, значение в ячейке теперь может соответствовать только наименованию из списка, что исключит любые возможные опечатки.

Проверка вводимых значений для подкатегории в зависимом выпадающем списке

Как видите, весь трюк зависимого списка состоит в использовании функции СМЕЩ. Ну хорошо, почти весь. Помогают ей функции ПОИСКПОЗ и СЧЕТЕСЛИ. Функция СМЕЩ позволяет динамически определять диапазоны. Вначале мы определяем ячейку, от которой должен начинаться сдвиг диапазона, а в последующих аргументах определяем его размеры.

В нашем примере диапазон будет перемещаться по столбцу Подкатегория в рабочей таблице (G2:H15). Перемещение начнем от ячейки H2, которая также является первым аргументом нашей функции. В формуле ячейку H2 записали как абсолютную ссылку, потому что предполагаю, что мы будем использовать раскрывающийся список во многих ячейках.

Поскольку рабочая таблица отсортирована по Категории, то диапазон, который должен быть источником для раскрывающегося списка, будет начинаться там, где впервые встречается выбранная категория. Например, для категории Питание мы хотим отобразить диапазон H6:H11, для Транспорта — диапазон H12: H15 и т. д

Обратите внимание, что все время мы перемещаемся по столбцу H, а единственное, что изменяется, это начало диапазона и его высота (то есть количество элементов в списке)

Начало диапазона будет перемещено относительно ячейки H2 на такое количество ячеек вниз (по числу), сколько составляет номер позиции первой встречающейся категории в столбце Категория. Проще будет понять на примере: диапазон для категории Питание перемещен на 4 ячейки вниз относительно ячейки H2 (начинается с 4 ячейки от H2). В 4-ой ячейке столбца Подкатегория (не включая заголовок, так как речь идет о диапазоне с именем Рабочий_Список), есть слово Питание (его первое появление). Мы используем этот факт собственно для определения начала диапазона. Послужит нам для этого функция ПОИСКПОЗ (введенная в качестве второго аргумента функции СМЕЩ):

Высоту диапазона определяет функция СЧЕТЕСЛИ. Она считает все встречающиеся повторения в категории, то есть слово Питание. Сколько раз встречается это слово, сколько и будет позиций в нашем диапазоне. Количество позиций в диапазоне — это его высота. Вот функция:

Конечно же, обе функции уже включены в функцию СМЕЩ, которая описана выше

Кроме того, обратите внимание, что как в функции ПОИСКПОЗ, так и в СЧЕТЕСЛИ, есть ссылка на диапазон названный Рабочий_Список. Как я уже упоминал ранее, не обязательно использовать имена диапазонов, можно просто ввести $H3: $H15

Однако использование имен диапазонов в формуле делает ее проще и легко читаемой.

Одна формула, ну не такая уж и простая, но облегчающая работу и защищает от ошибок при вводе данных!

Два варианта использования этого трюка я уже представил. Интересно, как вы его будете использовать?

Сделать список в Эксель с мультивыбором

Создать перечень в ячейке программы можно с помощью встроенных инструментов панели управления.

Рассмотрим подробнее все основные и самые распространенные типы, и процесс их создание на практике.

Совет! Классический всплывающий список программы имеет функцию мультивыбора, то есть пользователь, нажав на соответствующую группу, может выбрать для нее соответствующий вариант.

Мультивыбор необходим, когда с помощью одного перечня нужно задать значение нескольким ячейкам документа.

Внешний вид с мультивыбором для заполнения сразу нескольких ячеек

Чтобы создать такой, следуйте инструкции:

  • Выделите ячейки. Если посмотреть на рисунок, то выделять нужно начиная с C2 и заканчивая C5;
  • Найдите вкладку «Данные», которая расположена на главной панели инструментов в окне программы. Затем нажмите на клавишу проверки данных, как показано на рисунке ниже;

Проверка данных

В открывшемся окне откройте самую первую вкладку и выберите элемент, как показано на рисунке. Таким образом в данных местах создастся перечень. В текстовом поле укажите диапазон тех ячеек, которые будут заполняться при каждом выборе элементов.

Заполнение информации для создания выпадающего списка с мультивыбором значений ячеек

Пример заполнения:

Таким образом вы создадите классический горизонтальный список с функцией мультивыбора.

Однако, чтобы он заполнялся автоматически, необходимо создать макрос со следующим исходным кодом, который показан на рисунке.

Программный код для создания макроса

Еще рекомендуем прочитать эти статьи:

  • Горячие клавиши Excel — Самые необходимые варианты
  • Формулы EXCEL с примерами — Инструкция по применению
  • Как построить график в Excel — Инструкция

Microsoft Excel: выпадающие списки

Создание дополнительного списка

​ существует несколько различных​ с наименованием продуктов​ выпадающего списка с​При работе в программе​ так:​Создать список значений,​

​BackColor​ИНДЕКС (INDEX)​ автоматически добавляться к​Кому интересны подробности и​ выбираем «Список»

А​Внимание!​=CHOOSE(VLOOKUP(B1,Sheet3!$A$3:$B$5,2,FALSE),England,France,Portugal)​ список стран:​ страну, а в​ поставьте напротив него​ активируйте строку с​ вариантов того, как​ и мер измерения.​ помощью инструментов разработчика,​ Microsoft Excel в​

​Второй​ которые будут предоставляться​- цвет текста​, которая умеет выводить​ выпадающему списку. Еще​ нюансы всех описанных​ в строке «Источник»​

​В списках названия​=ВЫБОР(ВПР(B1;Sheet3!$A$3:$B$5;2;ЛОЖЬ);England;France;Portugal)​=Sheet3!$A$3:$A$5​ ячейке​ галочку. После этого​ названием «Присвоить имя…».​ можно выполнить необходимую​Присваиваем каждому из списков​ а именно с​ таблицах с повторяющимися​: воспользуйтесь​ на выбор пользователю​

​ и фона, соответственно​ содержимое нужной по​ одним часто используемым​ способов — дальше​ указываем имя диапазона.​ столбцов (В, С,​Что же делает эта​Нажмите​

​B2​ появится возможность задействовать​ Откроется специальное окошко.​ операцию.​ именованный диапазон, как​ использованием ActiveX. По​ данными, очень удобно​Диспетчером имён​ (в нашем примере​Большим и жирным плюсом​ счету ячейки из​ трюком для таких​

​ по тексту.​ Например, «=Наименование_товара».​ D) должны полностью​ формула? Она ищет​ОК​– принадлежащий ей​ в работе инструмент​В строке для введения​Чтобы создать выпадающий список​

Создание выпадающего списка с помощью инструментов разработчика

​ это мы уже​ умолчанию, функции инструментов​ использовать выпадающий список.​(Excel версий выше​ это диапазон​ этого способа является​ диапазона:​ списков является создание​Один щелчок правой кнопкой​Подробнее, как установить​ совпадать с названием​ значение из ячейки​, чтобы сохранить и​ город, как на​

​ под названием «Поле​ имени укажите название​ в «Экселе» таким​ делали ранее с​ разработчика отсутствуют, поэтому​ С его помощью​

​ 2003 — вкладка​M1:M3​ возможность быстрого перехода​Этот способ частично напоминает​ связанных выпадающих списков​ мыши по пустой​ выпадающий список, смотрите​ в первом столбце​B1​ закрыть диалоговое окно.​ примере:​ со списком (элемент​ будущего списка (оно​ образом, необходимо выполнить​

​ обычными выпадающими списками.​ нам, прежде всего,​ можно просто выбирать​ «​), далее выбрать ячейку​

​ к нужному элементу​ предыдущий. Основное отличие​ (когда содержимое одного​ ячейке под столбцом​

​ в статье «Выпадающий​ (у нас –​в списке стран​Имена диапазонам, содержащим города,​Для начала нужно создать​ ActiveX)».​ будет в дальнейшем​

​ следующий простой алгоритм:​В первой ячейке создаём​ нужно будет их​ нужные параметры из​Формулы​

​ в которой будет​ в списке при​

​ в том, что​ списка меняется в​ с данными, команда​ список в Excel».​ это наименование товара​ и возвращает соответствующий​ можно присвоить точно​

Связанные списки

​ базу данных. На​Теперь перейдем к самому​ задействовано в формуле​заполните столбец необходимыми данными;​ список точно таким​ включить. Для этого,​ сформированного меню. Давайте​» — группа «​ выпадающий список (в​ вводе первых букв​ на лист добавляется​ зависимости от выбора​ контекстного меню​Устанавливаем​ – ячейки А2:А4​ индекс, который затем​ таким же образом.​

​ втором листе я​ процессу реализации списка:​ для подстановки). Обратите​далее кликните правой кнопкой​ же образом, как​ переходим во вкладку​

​ выясним, как сделать​Определённые имена​ нашем примере это​ с клавиатуры(!), чего​ не элемент управления,​

​ в другом).​Выбрать из раскрывающегося списка​зависимые выпадающие списки в​ должны совпадать с​ использует функция​

​Теперь мы можем создать​ занес список стран,​ откройте подключенную вкладку​ внимание, что оно​ компьютерной мыши по​ делали это ранее,​ «Файл» программы Excel,​

​ раскрывающийся список различными​

​»), который в любой​ ячейка​ нет у всех​ а элемент ActiveX​Этот способ представляет собой​(Choose from drop-down list)​ столбце В​ ячейками В1:D1).​

​CHOOSE​

​ выпадающие списки в​ которые хочу дать​ «Разработчик» и выберите​ должно начинаться с​ пустой ячейке этого​ через проверку данных.​ а затем кликаем​ способами.​ версии Excel вызывается​К1​ остальных способов. Приятным​»Поле со списком»​ вставку на лист​

​или нажать сочетание​

lumpics.ru>

Третий связывающий выпадающий список: Модель

Теперь рассмотрим, как связать выпадающий список в Excel. Поскольку Модель зависит как от Типа, так и от Производителя — значит мы будем использовать сложную формулу. После поместим ее не в проверку данных, а в именной диапазон. Соответственно проверка данных будет содержать ссылку на это имя. Предположим, мы хотим отобразить в нем легковые модели Fiat. В первом списке мы выбрали Легковой, во втором — Fiat.

Мы будем перемещать ячейку H4 на столько строк, пока не найдем позицию первого легкового Fiatа. Поэтому в колонке Тип мы должны иметь значение Легковой, а в колонке Производитель должен быть Fiat. Если бы мы использовали промежуточный столбец (это было бы отличным решением, но хотели бы показать вам что-то более крутое ;-), то мы бы искали комбинацию этих данных: Легковой Fiat. Однако у нас нет такого столбца, но мы можем создать его «на лету», другими словами, используя формулу. Набирая эту формулу, вы можете себе представить, что такой промежуточный столбец существует, и вы увидите, что будет проще 😉

Для определения положения Легковой Fiat, мы, конечно, будем использовать функцию ПОИСКПОЗ. Смотрите:

ПОИСКПОЗ(B4&C4;F5:F39&G5:G39;0)

Вышеописанное означает, что мы хотим знать позицию Легкового Fiatа (отсюда и связь B4&C4). Где? В нашем воображаемом вспомогательном столбце, то есть: F5:F39&G5:G39. И здесь самая большая сложность всей формулы.

Остальное уже проще, а наибольшего внимания требует функция СЧЁТЕСЛИМН, которая проверяет, сколько есть Легковых Fiatов. В частности, она проверяет, сколько раз в списке встречаются такие записи, которые в столбце F5:F39 имеют значение Легковой, а в столбце G5:G39 — Fiat. Функция выглядит так:

СЧЁТЕСЛИМН(F5:F39;B4;G5:G39;C4)

А вся формула для именного диапазона раскрывающегося списка это:

Если вы планируете использовать эту формулу в нескольких ячейках — не забудьте обозначить ячейки как абсолютные ссылки!

Теперь чтобы правильно использовать данную формулу по назначению в третьем выпадающем списке нам необходимо выполнить рад последовательных действий:

Когда вы перейдете в меню «Данные», «Проверка данных» и выберите как Тип данных «список», а в поле «Источник» вставьте не саму формулу, а ссылку на имя «=модель» именного диапазона с этой формулой. Такой подход обеспечит стабильность работы третьего выпадающего списка.

Создаем связанные выпадающие списки в Excel – самый простой способ!

​6.​​» -«​ (свойство​ список может находится​ — Формы (View​Если у вас Excel​ столбце В (у​ автоматически».​Из этой статьи Вы​Data Validation​France​ конструктора. Он находится​ укажите «Список».​ клавиши.​Всё, таблица создана.​ значок «Вставить», и​ размещать как на​Теперь в ячейке​Список​

​ColumnCount​ в двух принципиально​ — Toolbars -​ 2003 или старше​ нас – это​Как сделать в Excel​ узнали, как можно​​(Проверка вводимых значений).​​стоит индекс​ там же, во​Далее идет пункт под​​В данном случае создание​​Мы разобрались, как сделать​ среди появившихся элементов​ этом же листе​

​ с выпадающим списком​» и указываем диапазон​=2). Тогда можно получить​ разных состояниях -​ Forms)​ — выберите в​ В2:В3). Снова через​ динамический диапазон​ сделать простейшие связанные​Мы хотим дать пользователю​2​ вкладке разработчика. Далее​ именем «Источник» (строка​ списка будет выполнено​​ выпадающий список в​​ в группе «Элемент​​ документа, так и​​ укажите в поле​​ списка​​ весьма привлекательные результаты,​ режиме отладки, когда​​. Если этой вкладки​​ меню​​ функцию «Проверка данных»​​- чтобы размер​ выпадающие списки в​​ на выбор список​​, который соответствует списку​ нажмите на кнопку​ значения будет недоступна​

​ за счет сочетания​ Экселе. В программе​ ActiveX» выбираем «Поле​ на другом, если​ «Источник» имя диапазона​3.​ окупающие все потраченные​ можно настраивать его​ не видно, то​Вставка — Имя -​ выбираем «Тип данных»​ диапазонов списков при​ Microsoft Excel. Вы​

​ вариантов, поэтому в​ городов​ «Свойства». Произойдет запуск​ для изменений). Здесь​ клавиш. Чтобы реализовать​ можно создавать, как​ со списком».​ вы не хотите,​7.​Если есть желание​​ на дополнительные настройки​​ параметры и свойства,​​ нажмите кнопку​​ Присвоить​ – список. А​ добавлении или убавлении​​ можете взять этот​​ поле​

​2​​ специального окошка.​​ вы должны поставить​ его, следуйте приведенной​ простые выпадающие списки,​​Кликаем по месту, где​​ чтобы обе таблице​

​Готово!​​ подсказать пользователю о​​ усилия:​​ двигать его по​​Офис — Параметры Excel​(Insert — Name -​ в строке «Источник»​​ ячеек менялся автоматически,​​ простой пример и​Allow​. Позже Вы увидите,​

​ знак равно, а​​ инструкции:​​ так и зависимые.​ должна быть ячейка​

​ располагались визуально вместе.​Для полноты картины​ его действиях, то​

​Способ 1.​ листу и менять​-​ Define),​ пишем такую формулу​​ смотрите в статье​​ использовать его для​(Тип данных) выберите​ как этот индекс​​ по созданному ранее​​ после него, без​​заполните столбец необходимой информацией;​​ При этом, можно​ со списком. Как​Выделяем данные, которые планируем​​ добавлю, что список​​ переходим во вкладку​

​Примитивный​​ размеры и -​​флажок​

​ настройки. Но вам​ должно получиться «=список».​ необходимого действия);​​ списка, целей его​​ «Режим конструктора». Жмем​ в контекстном меню​ прибегая к вынесению​ и текст сообщения​​Элемент управления​​ него данные. Переключение​ — Show Developer​и воспользуйтесь кнопкой​

​ зависимости от значения​ спискам. У нас​Перевел: Антон Андронов​

​(Источник), где необходимо​ в отдельной рабочей​ необходимы следующие:​ Это позволит вводить​нажмите одновременно сочетание клавиш​​ создания, области применения,​​ на кнопку «Свойства​ выбираем пункт «Присвоить​ значений на лист​которое будет появляться​

​ListFillRange — определяет диапазон​ только те данные,​​ Alt и «стрелка​​ и т.д.​

​ элемента управления».​

office-guru.ru>

Зависимые раскрывающиеся списки

Чтобы создать зависимые выпадающие списки, следуйте дальнейшей пошаговой инструкции:

  1. Для начала вам нужно создать именованный диапазон. Перейдите во вкладку «Формулы», затем выберите «Диспетчер имён» и «Создать».

  2. Введите имя и диапазон, затем нажмите «ОК». Если вы перед этим выделяли нужные ячейки мышкой, то диапазон будет указан автоматически. Также примите к сведению, что имя диапазона должно быть уникальным и не должно содержать знаков препинания с пробелами.

  3. По такой же методике сделайте столько именованных диапазонов, сколько логических зависимостей хотите создать. В данном примере это ещё два диапазона: «Кустарники» и «Травы».

  4. Откройте вкладку «Данные» (в первом способе указан путь к ней) и укажите в источнике названия именованных диапазонов, как это показано на скриншоте.

  5. Теперь вам нужно создать дополнительный раскрывающийся список по той же схеме. В этом списке будут отражаться те слова, которые соответствуют заголовку. Например, если вы выбрали «Дерево», то это будут «береза», «липа», «клен» и так далее. Чтобы осуществить это, повторите вышеуказанные шаги, но в поле ввода «Источник» введите функцию «=ДВССЫЛ(E1)». В данном случае «E1» – это адрес ячейки с именем первого диапазона. По такому же способу вы сможете создавать столько взаимосвязанных списков, сколько вам потребуется.

Теперь вам известны несколько способов, как создать выпадающее меню в Excel-таблице. Это может пригодиться вам в ряде случаев, а особенно – в проверке данных. Выбор правильного способа должен осуществляться в зависимости от того, с каким типом таблицы вы работаете. Если это «одноразовая» таблица, то подойдёт первый способ – он быстрый и лёгкий. Если же таблица требует постоянных изменений, то лучше всего будет воспользоваться тем способом, который включает в себя создание «умных таблиц» и именованных диапазонов.

B. Ввод элементов списка в диапазон (на любом листе)

В правилах Проверки данных (также как и Условного форматирования) нельзя впрямую указать ссылку на диапазоны другого листа (см. Файл примера ):

Пусть ячейки, которые должны содержать Выпадающий список, размещены на листе Пример,

а диапазон с перечнем элементов разместим на другом листе (на листе Список в файле примера ).

Для создания выпадающего списка, элементы которого расположены на другом листе, можно использовать два подхода. Один основан на использовании Именованного диапазона, другой – функции ДВССЫЛ() .

Используем именованный диапазон Создадим Именованный диапазон Список_элементов, содержащий перечень элементов выпадающего списка (ячейки A1:A4 на листе Список). Для этого:

  • выделяем А1:А4,
  • нажимаем Формулы/ Определенные имена/ Присвоить имя
  • в поле Имя вводим Список_элементов, в поле Область выбираем Книга;

Теперь на листе Пример, выделим диапазон ячеек, которые будут содержать Выпадающий список.

  • вызываем Проверку данных;
  • в поле Источник вводим ссылку на созданное имя: =Список_элементов .

Примечание Если предполагается, что перечень элементов будет дополняться, то можно сразу выделить диапазон большего размера, например, А1:А10. Однако, в этом случае Выпадающий список может содержать пустые строки.

Избавиться от пустых строк и учесть новые элементы перечня позволяет Динамический диапазон. Для этого при создании Имени Список_элементов в поле Диапазон необходимо записать формулу = СМЕЩ(Список!$A$1;;;СЧЁТЗ(Список!$A:$A))

Использование функции СЧЁТЗ() предполагает, что заполнение диапазона ячеек (A:A), который содержит элементы, ведется без пропусков строк (см. файл примера , лист Динамический диапазон).

Используем функцию ДВССЫЛ()

Альтернативным способом ссылки на перечень элементов, расположенных на другом листе, является использование функции ДВССЫЛ() . На листе Пример, выделяем диапазон ячеек, которые будут содержать выпадающий список, вызываем Проверку данных, в Источнике указываем =ДВССЫЛ(«список!A1:A4») .

Недостаток: при переименовании листа – формула перестает работать. Как это можно частично обойти см. в статье Определяем имя листа.

Ввод элементов списка в диапазон ячеек, находящегося в другой книге

Если необходимо перенести диапазон с элементами выпадающего списка в другую книгу (например, в книгу Источник.xlsx), то нужно сделать следующее:

  • в книге Источник.xlsx создайте необходимый перечень элементов;
  • в книге Источник.xlsx диапазону ячеек содержащему перечень элементов присвойте Имя, например СписокВнеш;
  • откройте книгу, в которой предполагается разместить ячейки с выпадающим списком;
  • выделите нужный диапазон ячеек, вызовите инструмент Проверка данных, в поле Источник укажите = ДВССЫЛ(«лист1!СписокВнеш») ;

При работе с перечнем элементов, расположенным в другой книге, файл Источник.xlsx должен быть открыт и находиться в той же папке, иначе необходимо указывать полный путь к файлу. Вообще ссылок на другие листы лучше избегать или использовать Личную книгу макросов Personal.xlsx или Надстройки.

Если нет желания присваивать имя диапазону в файле Источник.xlsx, то формулу нужно изменить на = ДВССЫЛ(«лист1!$A$1:$A$4»)

СОВЕТ: Если на листе много ячеек с правилами Проверки данных, то можно использовать инструмент Выделение группы ячеек ( Главная/ Найти и выделить/ Выделение группы ячеек ). Опция Проверка данных этого инструмента позволяет выделить ячейки, для которых проводится проверка допустимости данных (заданная с помощью команды Данные/ Работа с данными/ Проверка данных ). При выборе переключателя Всех будут выделены все такие ячейки. При выборе опции Этих же выделяются только те ячейки, для которых установлены те же правила проверки данных, что и для активной ячейки.

Примечание : Если выпадающий список содержит более 25-30 значений, то работать с ним становится неудобно. Выпадающий список одновременно отображает только 8 элементов, а чтобы увидеть остальные, нужно пользоваться полосой прокрутки, что не всегда удобно.

В EXCEL не предусмотрена регулировка размера шрифта Выпадающего списка. При большом количестве элементов имеет смысл сортировать список элементов и использовать дополнительную классификацию элементов (т.е. один выпадающий список разбить на 2 и более).

Например, чтобы эффективно работать со списком сотрудников насчитывающем более 300 сотрудников, то его следует сначала отсортировать в алфавитном порядке. Затем создать выпадающий список, содержащий буквы алфавита. Второй выпадающий список должен содержать только те фамилии, которые начинаются с буквы, выбранной первым списком. Для решения такой задачи может быть использована структура Связанный список или Вложенный связанный список.

Ссылка на основную публикацию