Фильтр в excel

Фильтр по столбцам в Excel

При работе с большими объёмами данных программе Excel может возникнуть необходимость воспользоваться фильтром.

С его помощью которого можно отобразить только ту информацию, которая необходима.

Для того, чтобы в Экселе (Excel) сделать фильтр по столбцам, нужно:

1) Выделить нужные столбцы таблицы. Если в фильтр требуется включить все столбцы, то можно щёлкнуть на любой ячейке из диапазона.

Нужно помнить, что верхние ячейки таблицы автоматически будут определены как заголовки — в фильтрации они принимать участия не будут.

2) На панели инструментов Excel выбрать «Данные» -> «Фильтр».

3) Для фильтрации данных нужно щёлкнуть по специальной стрелочке, которая расположена в первой ячейке (то есть заголовке) нужного вам столбца.

Самый простой вариант фильтрации — отбор определённых текстовых значений из списка.

Например, если нам нужны данные только по сотруднику «Петров А.Д», то в списке убираем все галочки, кроме значения «Петров А.Д».

Удобнее сделать так — снять галочку с пункта «Выделить всё» (это автоматически снимет выделение со всех значений), а затем поставить галочку рядом с интересующим нас значением.

В результате на листе Эксель отобразиться только одна строка из таблицы, а стрелка фильтрации в столбце «ФИО сотрудника» изменит свой вид.

Чтобы убрать фильтр достаточно щёлкнуть ещё раз на кнопке «Фильтр» (она будет выделена).

Рассмотрим другой пример использования фильтра в Excel — отбор по числовым значениям.

Например, нам требуется показать только тех сотрудников, которые имеют зарплату > 30000 рублей.

Сделать такой фильтр можно так:

1) Открываем фильтр для столбца «Зарплата».

2) Для работы с числами используются «Числовые фильтры». В списке условий выбираем «Больше».

3) Появится окно, где указываем значение «30000», а затем нажимаем на «OK».

В итоге будут отражена информация только о тех сотрудниках, которые имеют зарплату выше 30000 рублей.

Также нередко требуется в программе Excel сделать фильтр не по одному, а сразу по нескольким столбцам.

Например, нужно отобразить сотрудников с зарплатой больше 30000 рублей, которые относятся к отделу «Руководство».

Для этого нужно применить оба фильтра последовательно.

1) Сначала устанавливаем фильтр «Зарплата > 30000 рублей».

2) Затем выбираем фильтр столбца «Отдел». В списке значений будут отображаться не все отделы, а только те отделы, в которых хотя бы 1 сотрудник получает зарплату > 30000 рублей.

Excel нам покажет следующие строки:

В заголовках столбцов «Отдел» и «Зарплата» будет специальный значок, означающий, что фильтр был сделан именно по ним.

Простая сортировка данных

Сортировка является одним из самых удобных инструментов при работе в программе Microsoft Excel. С помощью неё, можно расположить строчки таблицы в алфавитном порядке, согласно данным, которые находятся в ячейках столбцов.

Сортировку данных в программе Microsoft Excel можно выполнять, воспользовавшись кнопкой «Сортировка и фильтр», которая размещена во вкладке «Главная» на ленте в блоке инструментов «Редактирование». Но, прежде, нам нужно кликнуть по любой ячейке того столбца, по которому мы собираемся выполнить сортировку.

Например, в предложенной ниже таблице следует отсортировать сотрудников по алфавиту. Становимся в любую ячейку столбца «Имя», и жмем на кнопку «Сортировка и фильтр». Чтобы имена упорядочить по алфавиту, из появившегося списка выбираем пункт «Сортировка от А до Я».

Как видим, все данные в таблице разместились, согласно алфавитному списку фамилий.

Для того, чтобы выполнить сортировку в обратном порядке, в том же меню выбираем кнопку Сортировка от Я до А».

Список перестраивается в обратном порядке.

Нужно отметить, что подобный вид сортировки указывается только при текстовом формате данных. Например, при числовом формате указывается сортировка «От минимального к максимальному» (и, наоборот), а при формате даты – «От старых к новым» (и, наоборот).

Использование фильтра

Числовой

Применим «Числовой…» к столбцу «Цена». Кликаем на кнопку в верхней ячейке и выбираем соответствующий пункт из меню. Из выпадающего списка можно выбрать условие, которое нужно применить к данным. Например, отобразим все товары, цена которых ниже «25». Выбираем «меньше».

В соответствующем поле вписываем нужное значение. Для фильтрации можно применять несколько условий, используя логическое «И» и «ИЛИ». При использовании «И» – должны соблюдаться оба условия, при использовании «ИЛИ» – одно из заданных. Например, можно задать: «меньше» – «25» – «И» – «больше» – «55». Таким образом, мы исключим товары, цена которых находится в диапазоне от 25 до 55.

В примере у меня получилось так. Здесь отображены все данные с «Ценой» ниже 25.

Текстовый

«Текстовый фильтр» в таблице примера, можно применить к столбику «Название продукта». Нажимаем на кнопочку со стрелкой вверху и выбираем из меню одноименный пункт. В открывшемся выпадающем списке, для примера используем «начинается с».

Оставим в таблице продукты, которые начинаются с «ка». В следующем окне, в поле пишем: «ка*». Нажимаем «ОК».

«*» в слове, заменяет последовательность знаков. Например, если задать условие «содержит» – «с*л», останутся слова: стол, стул, сокол и так далее. «?» заменит любой знак. Например, «б?тон» – батон, бутон, бетон. Если нужно оставить слова, состоящие из 5 букв, напишите «?????».

Вот так я оставила нужные «Названия продуктов».

По цвету ячейки

Фильтр можно настроить по цвету текста или по цвету ячейки.

Сделаем «Фильтр по цвету» ячейки для столбика «Название продукта». Кликаем по кнопочке со стрелкой и выбираем из меню одноименный пункт. Выберем красный цвет.

В результате остались только продукты красного цвета, а точнее все ячейки, которые залиты выбранным цветом.

По цвету текста

Такой вариант применим к столбцу «Категория». Оставим только фрукты. Снова выбираем красный цвет.

Теперь в используемом примере отображены только фрукты красного цвета.

Фильтры в Эксель помогут Вам в работе с большими таблицами. Основные моменты, как его сделать и как с ним работать, мы рассмотрели. Подбирайте необходимые условия и оставляйте в таблице интересующие данные.

 

Об авторе: Олег Каминский

Вебмастер. Высшее образование по специальности «Защита информации». Создатель портала comp-profi.com. Автор большинства статей и уроков компьютерной грамотности

Фильтр №2 – расширенный фильтр!

Для начала работы необходимо создать над базой данных еще одну таблицу, в которой будем указывать данные, являющиеся критериями отбора расширенного фильтра. (Иногда удобнее такую таблицу разместить на новом листе.)

Помните, при создании примера базы данных, сверху над таблицей мы оставили несколько пустых строк, сказав, что они понадобятся позже при анализе данных? Это время наступило.

1. Открываем в MS Excel файл database.xls.

2. Создавая таблицу критериев отбора расширенного фильтра, рекомендую вначале действовать шаблонно, не задумываясь о задачах, которые предстоит решать. Копируем все заголовки столбцов-полей из ячеек A7…F7 в ячейки A1…F1 – заготовка для таблицы критериев готова! Можно приступать к основной работе.

Для стабильной и безошибочной работы фильтра между таблицей критериев отбора и таблицей базы данных обязательно должна быть хотя бы одна пустая строка!

Продолжим изучать расширенный фильтр в Excel, решая практические задачи на примере работы с базой данных БД2 «Выпуск металлоконструкций участком №2».

Показать информацию о выпуске балок по всем заказам за весь период.

1. Записываем параметр фильтрации – слово «балка» в столбце «Изделие» верхней таблицы критериев отбора.

2. Активируем («встаем мышью») любую ячейку внутри таблицы базы данных – это обеспечит автоматическое заполнение окошка «Исходный диапазон» в выпадающем диалоговом окне «Расширенный фильтр».

3. Включаем расширенный фильтр в Excel 2003 через главное меню программы. Выбираем: «Данные» — «Фильтр» — «Расширенный фильтр».

4. В выпавшем окне «Расширенный фильтр» заполняем окна так, как показано на снимке экрана, расположенном ниже этого текста.

Расширенный фильтр позволяет фильтровать список на месте, но может и скопировать результат фильтрации в другое, указанное пользователем место.

5. Результат работы расширенного фильтра – на следующем снимке экрана. Расширенный фильтр показал все записи базы данных, которые содержат слово «балка» в столбце «Изделие» — задача выполнена.

Регистр букв не влияет на результаты фильтрации!

Как сделать автофильтр в Excel

Для включения необходимо щелкнуть в любом месте таблицы с данными, перейти на вкладку «Данные» — «Сортировка и фильтр». Нажать кнопку «Фильтр». Или нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+L.

Рядом с заголовками появятся стрелочки. При нажатии открывается выпадающий список с условиями для фильтрации.

Если данные отформатированы как таблица, то автофильтр включается автоматически (стрелочки видны сразу).

Чтобы кнопки фильтрации в шапке таблицы стали доступны, нужно включить строку заголовков. Корректная работа автофильтра возможна только в том случае, если все значения в определенном диапазоне имеют одинаковый формат (числа, дата, текст и т.д.).

Сделаем фильтрацию числовых значений:

  1. Нажимаем кнопку автофильтра у заголовка столбца с числовыми значениями. Выбираем «Числовые фильтры» — раскрывается список условий.
  2. Выберем, например, «больше или равно». Откроется пользовательский автофильтр в Excel.
  3. Зададим в качестве критерия для фильтрации значение «3000». Введем эти цифры в поле напротив условия.
  4. На листе останутся только те данные, которые соответствуют заданному критерию.

Чтобы снять фильтр, нажимаем на значок в заголовке столбца и выбираем «Снять фильтр…».

Предположим, пользователю необходимо отобразить определенное количество наибольших или наименьших значений цены.

  1. Нажимаем кнопку автофильтра у заголовка «Цена». В списке «Числовых фильтров» выбираем оператор «Первые 10».
  2. Открывается меню «Наложение условия по списку». Определяемся, какие значения хотим видеть: наибольшие или наименьшие. С помощью счетчика задаем, сколько таких значений должно отобразиться в таблице.
  3. Если отбор будет производиться по числам, то назначаем условие «Элементов списка». Если необходимо отфильтровать значения в процентах, то выбираем «% от количества элементов».
  4. Чтобы закрыть окно и выполнить условие поиска, жмем ОК.

Наибольшие и наименьшие значения выбираются из исходного диапазона данных, а не по отфильтрованному списку.

В качестве критерия можно задать несколько условий поиска.

Назначим фильтр для столбца «Дата»:

  1. Нажимаем кнопку автофильтра. Открываем выпадающий список «Фильтры по дате».
  2. Чтобы отобразить данные за второе полугодие 2014 г., назначим критерий «После». В открывшемся окне «Пользовательского автофильтра» для критерия «После» напишем условие «01.06.2014». Выберем функцию «И». Назначим второй критерий – «До». Условие – «31.12.2014». Дату можно вводить вручную, а можно выбрать в «Календаре».
  3. После нажатия кнопки ОК пользователю становится доступна информация за второе полугодие 2014 года.

Отфильтруем текстовый диапазон ячеек:

  1. Нажимаем кнопку у заголовка «Наименование». При наведении курсора на «Текстовые фильтры» откроется список доступных операторов сравнения, по которым можно сделать отбор.
  2. Допустим, нам нужно отобразить информацию по товарам, в названии которых есть цифра «2». Выбираем критерий «Содержит». Вводим условие «2».
  3. После нажатия ОК.

При назначении условий для пользовательского автофильтра можно пользоваться элементами подстановки:

  • «?» — заменяет один любой знак. Условие для фильтрации данных в столбце «Наименование» — «Содержит «1?»:
  • «*» — заменяет несколько знаков.

В конце любого списка фильтров (числовых, текстовых, по дате) есть «Настраиваемый фильтр». Эта кнопка тоже открывает окно пользовательского автофильтра в Excel.

Фильтр в Excel

Фильтрация данных Excel помогает быстро задать условия для тех строк, которые необходимо отображать, а остальные строки, не подходящие под данные условия, скрыть.

Фильтр устанавливается на заголовки и подзаголовки таблиц; главное, чтобы ячейки, на которые будет устанавливаться фильтр, не были пустыми. А располагается он в меню книги Excel на вкладке «Данные», раздел «Сортировка и фильтр»:

Кликнув по значку «Фильтр», верхние ячейки диапазона будут определены как заголовки и в фильтрации участия принимать не будут. Заголовки снабдятся значком . Кликните по нему, чтобы ознакомиться с возможностями фильтра:

Фильтры в Excel позволяют осуществить сортировку. Помните о том, что если Вы выделили не все столбцы таблицы, а только некоторую часть, и примените сортировку, то данные собьются.

«Фильтр по цвету» позволяет выбрать в столбце строки, имеющие определенный цвет шрифта или заливки. Можно выбрать только один цвет.

«Текстовые фильтры» дают возможность задать определенные условия для строк, такие как: «равно», «не равно» и другие. Выбрав любой из данных пунктов, появиться окно:

В нем можно задать следующие условия:

  • Условия «равно» и «не равно» пояснений не требуют, т.к. с ними все предельно ясно;
  • «больше», «меньше», «больше или равно» и «меньше или равно». Как строки можно сравнить друг с другом? Чтобы это понять, вспомните, каким образом Excel выполняет сортировку. Т.е. чем дальше в списке сортировки будет находиться строка, чем больше ее значение. Следующие утверждения являются истинными (верными): A А; А Значение», т.к. ничто в один и тот же момент не может быть и больше, и меньше одного и того же показателя.

При использовании «ИЛИ» должно соблюдаться хотя бы одно из заданных условий.

В самом конце окна пользовательского автофильтра приведена подсказка. Первая ее часть: «Знак вопроса »?» обозначает один любой знак …». Т.е. при проставлении условий, когда нельзя точно определить символ в конкретном месте строки, подставьте на его место «?». Примеры условий:

  • Начинается с «?ва» (начинается с любого символа за которым следуют символы «ва») вернет результаты: «Иванов», «Иванова», «кварц», «сват» и другие строки, подходящие под условие;
  • Равно «. » – вернет в результате строку, которая содержит 7 любых символов.

Вторая часть подсказки: «Знак »*» обозначает последовательность любых знаков». Если в условии невозможно определить, какие символы и в каком количестве должны находиться в строке, то вместо них подставьте «*». Примеры условий:

  • Заканчивается на «о*т» (заканчивается символами «о», после которого идет любая последовательность символов, затем символ «т») вернет результат: «пот», «торт», «оборот» и даже такой – «рвнщуооовиунистврункт».
  • Равно «*» – вернет строку, которая содержит хотя бы один символ.

Помимо текстовых фильтров бывают «Числовые фильтры», которые в основном принимают те же самые условия, что и текстовые, но имеют и дополнительные, относящиеся только к числам:

  • «Выше среднего» и «Ниже среднего» – возвращает значения, которые выше и ниже среднего значения соответственно. Среднее значение рассчитывается, исходя из всех числовых значений списка столбца;
  • «Первые 10…» – клик по данному пункту вызывает окно:

Здесь можно задать какие элементы выводить первые из наибольших или первые из наименьших. Также, какое количество элементов вывести, если в последнем поле выбран пункт «элементов списка». Если же выбран пункт «% от количества элементов», второе значение задает данный процент. Т.е. если в списке 10 значений, то будет выбрано самое высокое (или самое низкое) значение. Если в списке 1000 значений, то либо первые, либо последние 100.

Помимо предоставленных функций присутствует возможность вручную отобрать необходимые значения, устанавливая и снимая флажки с нужных и ненужных элементов, соответственно.

В Excel 2010 добавлено дополнительное поле, расположенное над перечнем всех элементов списка фильтра данного столбца. Оно позволяет быстро вписывать значения для отобора. В Excel 2007 такой возможности, к сожалению, нет. Поэтому используйте возможности описанные ранее.

Если материалы office-menu.ru Вам помогли, то поддержите, пожалуйста, проект, чтобы мы могли развивать его дальше.

У Вас недостаточно прав для комментирования.

Фильтрация по двум отдельным критериям. Как правильно ее сделать?

Расширенная фильтрация позволяет использовать различные формулы имеющейся электронной таблицы. Если вам необходимо разграничить ее сначала по одному критерию, потом по другому (отдельно друг для друга), необходимо:

Создать место для ввода параметра фильтрования. Удобнее всего оставлять это место над основной таблицей и не забывать копировать шапку (названия столбцов), чтобы не запутаться, в какую колонку вводить этот критерий.
Ввести нужный показатель для фильтрации. Например, все записи, чьи значения столбца больше 1000 (> 1000).
Пройти во вкладку «Данные». В разделе «Фильтрация и сортировка» выбрать пункт «Дополнительно».
В открывшемся окошке указать диапазоны рассматриваемых значений и ячейку со значением рассматриваемого критерия.
Нажать на Ок. После этого будет выведена отфильтрованная по заданному критерию таблица.
Скопировать результат разграничения. Вставить отфильтрованную таблицу куда-нибудь в сторону на том же листе Excel. Можно воспользоваться другой страницей.
Выбрать «Очистить». Данная кнопка находится во вкладке «Данные» в разделе «Фильтрация и сортировка». После ее нажатия отфильтрованная таблица вернутся в первоначальный вид. И можно будет работать с ней.
Далее необходимо снова выделить свободное место для таблицы, которая будет отфильтрована.
Потом нужно скопировать шапку (названия столбцов) основного поля и перенести их в первую строчку освобожденного под отфильтрованную структуру места.
Пройти во вкладку «Данные». В разделе «Фильтрация и сортировка» выбрать «Дополнительно».
В открывшемся окошке выбрать диапазон записей (столбцов), по которому будет проводиться фильтрация.
Добавить адрес ячейки, в которой записан критерий разграничения, например, «город Одесса».
Нажать на Ок. После этого произойдет фильтрация по значению «Одесса».
Скопировать отфильтрованную таблицу и вставить ее либо на другой лист документа, либо на той же странице, но в стороне от основной.
Снова нажать на «Очистить». Все, готово. Теперь у вас имеются три таблицы. Основная, отфильтрованная по одному значению (>1000), а также та, что отфильтрована по другому значению (Одесса).

Фильтр в Excel – основные сведения

​ их как нестандартный​ одной строке -​За​лив​Эта процедура будет автоматически​ в диапазоне условий​ Excel при слове​ табличку условий и​ — «Сортировка и​ его возможностям поближе.​

Применение фильтра в Excel

​ те значения, которые​ оранжевый цвет. Хотя,​ останутся только ноутбуки​Снимите флажок​ позволяет отобразить среди​Если мы хотим получить​ столбцом и выберите​

  1. ​ вид представления. Благодаря​ считаются связанными между​н​

​и т.д.​ запускаться при изменении​ воспринимается Excel как​ «фильтрация данных» в​ применяем инструмент фильтрации.​ фильтр» — «Очистить».​Расширенный фильтр позволяет фильтровать​ мы решили отфильтровать.​ размещать эту таблицу​ и планшеты, которые​Выделить все​ большого объема информации​ суммирование итогов для​

  1. ​ инструмент: «ГЛАВНАЯ»-«Редактирование»-«Сумма» или​​ этому одним кликом​​ собой логическим оператором​​оз​​=п*в​
  2. ​ любой ячейки на​ отсутствие критерия, а​ голове всплывает только​
  3. ​ Исходный диапазон –​Найдем с помощью инструмента​ данные по неограниченному​Если был выбран вариант​ можно в любом​ были отданы на​, чтобы быстро снять​ только ту, что​
  4. ​ другой фирмы, достаточно​
  5. ​ нажмите комбинацию клавиш​​ мышки можно детально​​И (AND)​а​слова начинающиеся с​
  6. ​ текущем листе. Если​ целая пустая строка​ обычный классический фильтр​ таблица с отобранными​​ «Расширенный фильтр» информацию​​ набору условий. С​ с выводом результата​​ свободном месте, и​​ проверку в августе.​​ выделение со всех​​ Вам в данный​ только изменить критерий​
  7. ​ CTR+=. После нажатия​ экспонировать необходимые данные​:​и т.д.​П​ адрес измененной ячейки​ — как просьба​

​ с вкладки​ по предыдущему критерию​​ по значениям, которые​​ помощью инструмента пользователь​​ в другое место,​​ даже на другом​

Применение нескольких фильтров в Excel

​После применения фильтра рано​ пунктов.​ момент необходима. Например,​ фильтра, а итоговый​ на клавишу Enter​ на данный момент.​Т.е. фильтруй мне бананы​>=э​и заканчивающиеся на​ попадает в желтый​ вывести все данные​Данные — Фильтр (Data​ данными. Так выполняется​ содержат слово «Набор».​ может:​ то в поле​ листе.​

  1. ​ или поздно возникнет​Установите флажки для тех​ имея перед собой​ результат автоматически просчитается​ суммируются только видимые​Допустим наш журнал истории​ именно в третьем​все слова, начинающиеся с​
  2. ​В​
  3. ​ диапазон (A2:I5), то​ без разбора.​ — Filter)​ фильтр по нескольким​В таблицу условий внесем​​задать более двух критериев​​ «Поместить результат в​Теперь, вписываем в дополнительную​ необходимость снять или​​ типов оборудования, которые​​ многотысячный список товаров​
  4. ​ благодаря функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ.​ значения в столбце.​ взаиморасчетов с клиентами​ квартале, именно по​Э​т.е.​

Снятие фильтра в Excel

​ данный макрос снимает​Переключатель​:​ столбцам.​ критерии. Например, такие:​ отбора;​

  1. ​ диапазон» нужно указать​ таблицу данные, которые​ удалить его, чтобы​ необходимо оставить в​ крупного гипермаркета, Вы​Когда первый набор значений​ По завершению присвойте​
  2. ​ отображается также как​
  3. ​ Москве и при​​,​​П​ все фильтры (если​Скопировать результат в другое​​Такой фильтр — штука​​Чтобы использовать несколько фильтров,​
  4. ​Программа в данном случае​скопировать результат фильтрации на​ диапазон ячеек, в​ нужно будет отфильтровать​

​ отфильтровать содержимое другим​ таблице, затем нажмите​ можете выделить из​​ для группы готовый,​​ для этой ячейки​​ на рисунке.​​ этом из «Ашана».​

​Ю​

office-guru.ru>

Расширенный фильтр и немного магии

У подавляющего большинства пользователей Excel при слове «фильтрация данных» в голове всплывает только обычный классический фильтр с вкладки Данные — Фильтр (Data — Filter) :

Такой фильтр — штука привычная, спору нет, и для большинства случаев вполне сойдет. Однако бывают ситуации, когда нужно проводить отбор по большому количеству сложных условий сразу по нескольким столбцам. Обычный фильтр тут не очень удобен и хочется чего-то помощнее. Таким инструментом может стать расширенный фильтр (advanced filter), особенно с небольшой «доработкой напильником» (по традиции).

Для начала вставьте над вашей таблицей с данными несколько пустых строк и скопируйте туда шапку таблицы — это будет диапазон с условиями (выделен для наглядности желтым):

Между желтыми ячейками и исходной таблицей обязательно должна быть хотя бы одна пустая строка.

Именно в желтые ячейки нужно ввести критерии (условия), по которым потом будет произведена фильтрация. Например, если нужно отобрать бананы в московский «Ашан» в III квартале, то условия будут выглядеть так:

Чтобы выполнить фильтрацию выделите любую ячейку диапазона с исходными данными, откройте вкладку Данные и нажмите кнопку Дополнительно (Data — Advanced) . В открывшемся окне должен быть уже автоматически введен диапазон с данными и нам останется только указать диапазон условий, т.е. A1:I2:

Обратите внимание, что диапазон условий нельзя выделять «с запасом», т.е. нельзя выделять лишние пустые желтые строки, т.к

пустая ячейка в диапазоне условий воспринимается Excel как отсутствие критерия, а целая пустая строка — как просьба вывести все данные без разбора.

Переключатель Скопировать результат в другое место позволит фильтровать список не прямо тут же, на этом листе (как обычным фильтром), а выгрузить отобранные строки в другой диапазон, который тогда нужно будет указать в поле Поместить результат в диапазон. В данном случае мы эту функцию не используем, оставляем Фильтровать список на месте и жмем ОК. Отобранные строки отобразятся на листе:

Добавляем макрос

«Ну и где же тут удобство?» — спросите вы и будете правы. Мало того, что нужно руками вводить условия в желтые ячейки, так еще и открывать диалоговое окно, вводить туда диапазоны, жать ОК. Грустно, согласен! Но «все меняется, когда приходят они » — макросы!

Работу с расширенным фильтром можно в разы ускорить и упростить с помощью простого макроса, который будет автоматически запускать расширенный фильтр при вводе условий, т.е. изменении любой желтой ячейки. Щелкните правой кнопкой мыши по ярлычку текущего листа и выберите команду Исходный текст (Source Code) . В открывшееся окно скопируйте и вставьте вот такой код:

Эта процедура будет автоматически запускаться при изменении любой ячейки на текущем листе. Если адрес измененной ячейки попадает в желтый диапазон (A2:I5), то данный макрос снимает все фильтры (если они были) и заново применяет расширенный фильтр к таблице исходных данных, начинающейся с А7, т.е. все будет фильтроваться мгновенно, сразу после ввода очередного условия:

Так все гораздо лучше, правда?

Реализация сложных запросов

Теперь, когда все фильтруется «на лету», можно немного углубиться в нюансы и разобрать механизмы более сложных запросов в расширенном фильтре. Помимо ввода точных совпадений, в диапазоне условий можно использовать различные символы подстановки (* и ?) и знаки математических неравенств для реализации приблизительного поиска. Регистр символов роли не играет. Для наглядности я свел все возможные варианты в таблицу:

Расширенные возможности пользовательского автофильтра

Допустим нас интересует 10 продаж с наибольшими ценами. Быстрее всего можно реализовать данную задачу с помощью специальной опции автофильтра. Из выпадающего списка на столбце «Цена» выберите опцию: «Числовые фильтры»-«Первые 10». Данная функция автофильтра позволяет находить в этой таблице первые десять товаров с наибольшими ценами или 10 товаров (при необходимости и больше, например, 12) с наибольшей или наименьшей суммой продаж и т.п. Как видно из названия группы опции «Числовые фильтры» ее можно применять только к числовым значениям в столбцах таблицы, а также к датам (ведь дата в Excel – это число).

Допустим мы визуально анализируем отчет по продажам товаров на несколько сотен позиций и наименований, которые повторяются в смешанном порядке. Нас интересуют в первую очередь: какие товары из магазина №5 попали в ТОП-7 самых продаваемых? Если мы отсортируем все товары по наименованию, а потом будем суммировать количество проданных товаров по отдельности, то это займет много времени. Вместо суммирования групп позиций по отдельности можно воспользоваться промежуточными итогами или автофильтром. В несколько кликов мышки мы скроем ненужную информацию и оставим только необходимые данные содержащие соответственные итоговые значения. Для этого:

  1. Сначала удалите критерий фильтрования из предыдущего примера: «ДАННЫЕ»-«Сортировка и фильтр»-«Очистить».
  2. Из выпадающего списка на столбце «Магазин» отметьте галочкой только опцию: «Магазин 5».
  3. Из выпадающего списка на столбце «Сумма» выберите опцию: «Числовые фильтры»-«Первые 10».
  4. В появившемся окне «Наложения условия по списку» установите следующие параметры: наибольших; 7; элементов списка. И нажмите ОК.

В результате мы получили список из ТОП-7 самых продаваемых товаров в Магазине №5.

Автофильтр и расширенный фильтр в Excel

Имеется простая таблица, не отформатированная и не объявленная списком. Включить автоматический фильтр можно через главное меню.

  1. Выделяем мышкой любую ячейку внутри диапазона. Переходим на вкладку «Данные» и нажимаем кнопку «Фильтр».
  2. Рядом с заголовками таблицы появляются стрелочки, открывающие списки автофильтра.

Если отформатировать диапазон данных как таблицу или объявить списком, то автоматический фильтр будет добавлен сразу.

Пользоваться автофильтром просто: нужно выделить запись с нужным значением. Например, отобразить поставки в магазин №4. Ставим птичку напротив соответствующего условия фильтрации:

Сразу видим результат:

Особенности работы инструмента:

  1. Автофильтр работает только в неразрывном диапазоне. Разные таблицы на одном листе не фильтруются. Даже если они имеют однотипные данные.
  2. Инструмент воспринимает верхнюю строчку как заголовки столбцов – эти значения в фильтр не включаются.
  3. Допустимо применять сразу несколько условий фильтрации. Но каждый предыдущий результат может скрывать необходимые для следующего фильтра записи.

У расширенного фильтра гораздо больше возможностей:

  1. Можно задать столько условий для фильтрации, сколько нужно.
  2. Критерии выбора данных – на виду.
  3. С помощью расширенного фильтра пользователь легко находит уникальные значения в многострочном массиве.



Формирование условий фильтрации

Этот этап является ключевым и раскрывает всю мощь инструмента. Для начала Вы должны научиться правильно задавать критерии для отбора.

Они могут быть 3 видов:

Если в качестве текстового критерия ввести в поле какое-то слово, например, «Москва», то будут отобраны ВСЕ строки, в которых в заданном столбце запись начинается со слова «Москва»

Если слово или часть слова нужно искать не с начала строки, а во всей, то необходимо пользоваться подстановочными знаками. Если Вы про них не знаете, читайте вот здесь и здесь . В примере ниже найдены все строки, в которых в столбце «Город» есть слово «Петербург»

Если нужно найти точное вхождение слова или фразы, то критерий придется задать несколько необычной формулой. Например, чтобы найти строки, в которых записано «Петербург» и не отображать строки «Санкт-Петербург», нужно ввести формулу: =»=Петербург» (именно так, с двумя знаками «=») .

— числовые критерии и даты

В качестве критерия можно вводить число (и тогда будут отобраны строки, в которых значения столбца равны этому числу)

Также можно вводить выражения с использованием логических операторов (>, =, ). Например, найти строки с суммой больше 500 000 можно введя критерий >500000

Особо внимательным нужно быть при вводе критериев в виде даты. Даты обязательно необходимо вводить через косую черту. Например, чтобы отобрать все сделки после 4 января 2017, нужно ввести критерий по полю «Дата» — >04/01/2017 (в некоторых версиях Excel требуется осуществлять ввод в формате ММ/ДД/ГГГГ, то есть сначала указывать месяц. Имейте это в виду при работе).

Самое лучшее, что умеет расширенный фильтр — это использовать в качестве критерия формулы. Чтобы все работало, задаваемая Вами формула должна возвращать значение ИСТИНА (и тогда строка выведется) или ЛОЖЬ (строка будет скрыта)

Крайне важно — шапка столбца с формулой должна отличаться от любой записи в шапке таблицы (можете вообще оставить ее пустой). При написании формул, не забывайте правильно расставлять абсолютные и относительные ссылки

Например, если нужно показать топ 5 строк по полю сумма, то необходимо будет ввести следующую формулу:

где F10 — ячейка первой строки в столбце «Сумма» (она не закреплена, так как формула будет перебирать строки по очереди), $F$10:$F$37 — ссылка на диапазон, который занимает столбец «Сумма» (ссылка закреплена, так как столбец не изменяется).

В результате формула пройдет по всем строкам (от 10-ой до 37-ой) и скроет все, кроме тех, где значение больше шестого по величине (то есть оставит ТОП 5).

Конечно, все описанные критерии и примеры можно реализовать с помощью обычного автофильтра (кроме возможности использовать формулы). Однако, весь потенциал расширенного фильтра раскрывается, когда Вы умеете правильно комбинировать множество критериев между собой.

Итак, основные концепции, которые Вам нужно усвоить для успешного применения Расширенного фильтра:

— заголовок столбца, в котором пишем критерий отбора, должен быть точно таким же, как у того столбца, к которому применяем этот критерий. То есть, если отбираем строки, в которых в столбце «Сумма» значение больше 500, то и условие >500 пишем под шапку «Сумма»;

— условия, записанные в одной строке, воспринимаются фильтром как связанные оператором И. Например, на картинке ниже записано условие И год 2017, И город Москва, И менеджер Петров .

— условия, записанные в разных строках, воспринимаются фильтром как связанные оператором ИЛИ. Условия могут применяться как к одному столбцу, так и к разным. Например, на картинке ниже записано условие ИЛИ город Москва, ИЛИ менеджер Иванов . Таким образом, каждая строка — это единый набор условий.

— если нужно задать условие И, но при этом использовать один и тот же столбец (например, И сумма больше 500 000, И сумма меньше 600 000 ), то заголовок такого столбца нужно продублировать дважды. Пример:

Теперь Вы знаете, какие критерии можно задавать, и как их правильно комбинировать. Этого достаточно, чтобы создавать сложные запросы, которые не под силу обычному автофильтру. Например, если нужно показать все сделки в Москве за 2017 год с суммой больше 500 000, а также одновременно отобразить все сделки Иванова за 2016 год, которые входят в ТОП5, то критерии будут выглядеть вот так:

Ссылка на основную публикацию